2016, un bon bilan et un grand merci à tous les bénévoles (150)

Bilan Ballade avec Brassens 2016


Une très belle édition 2016 sous le soleil de cette septième Ballade avec Brassens à Rennes, avec de bons retours médias, musiciens et publics, malgré un environnement anxiogène.

Bémol : la soirée sous la Halle du Triangle : la faible participation et les nuisances environnementales importantes ont perturbé un excellent concert

Organisation générale : Mission accomplie

Stands restauration : Satisfecit général.

Scènes : Equipes bénévoles satisfaites, mais planning à améliorer sur les 2 grosses scènes en 2018.

Budget : Il n’est pas à l’équilibre. Résultat final après paiement des dernières factures : -2550 €


Amis sponsors, vous êtes les bienvenus !

Pour en arriver là :

Mise en place du comité de pilotage dès le 1er décembre 2015. Une réunion tous les quinze jours pour les membres bénévoles du comité de pilotage. Belle implication de la majorité des membres. Il y aura eu 52 réunions préparatoires au total

Responsabilité accrue du comité de pilotage « bénévoles » : communication en totalité, recherche de sponsoring privés, non demande de subvention, sécurité de la Ballade à assumer, 21 lieux d’animations contre 16 en 2014, nombre de bénévoles en augmentation (+150).

4 rencontres professionnels Ville de Rennes/Maison du Ronceray/Comité de pilotage bénévoles. Grande liberté de décision du CdP.

Réserve financière importante avant le festival : 5200 €

Beaucoup de temps passé sur la soirée du Triangle, avec une remise en cause de la programmation initiale (L’Affaire Brassens) en mai 2016.

Une réunion de présentation à tous les bénévoles dès le 31 mai. Cette période convient bien pour constituer une base de bénévoles solide pour les stands.
Fléchages : non assumé par la ville. Préparation dès juin. Le fait d’avoir deux lieux différents à flécher est très pénalisant. Beaucoup de personnes ne comprennent pas que la Ballade se déroule sur la promenade Georges Brassens.. En recherche d’une animation déambulatoire dans Rennes (Info asso Paris-Rennes qui organisait un vide-grenier en même temps..)

Badges : Mise en forme et réalisation en juillet. A garder à cette période. Trop peu de bénévoles utilisent les téléphones des responsables en cas de besoin.

Conception graphique, Bloc marque, site Internet : très bonne collaboration avec LISAA et Patrice Guinche. Le choix de l’affiche de Maxime Lelasseux a été apprécié. Félicitations à toute l’équipe de LISAA

Réalisation support de communication avec Bug : Nous avons dû revoir notre plaquette 20 fois avant tirage définitif (avec 2 fautes tout de même). Maxime a été stagiaire chez Bug pendant 5 semaines pour nous aider. Un super apport. Merci à son tuteur : Benjamin.

Communication médias : Lancée tôt, elle a été valorisée par le label « Dimanche à Rennes ».
Bonne couverture France Bleu, France 3 et Ouest-France. Absence d’antenne nationale et de TVR35 !
Ouest-France ne communique que sur Rennes, or cette manifestation est d’ampleur départementale voire régionale.

Ce site Internet a été développé tardivement.

Formation bénévoles : Une formation SACEM pour trois des membres du CdP, la formation Sécurité a été annulée. Fort dommage.

Une formation « Crépier » à organiser => fait en février et mars 2017, avec Cathy Le Masson : 14 personnes formées. Bravo à elle et à la Maison du Ronceray pour son aide logistique et le prêt de sa salle à titre gracieux.

Un peu plus en détail :

Brassens pour nos aînés les mercredi 7 et jeudi 8 : concert dans les maisons de retraite (6) :
Bonne participation (environ 300 résidents), musiciens parfaits.

Brassens en bars : 13 lieux, grosse fréquentation, qualité appréciée des groupes.
Une réussite et une participation record : plus de 1500 personnes.

Brassens en concert :
Halle du Triangle difficilement sonorisable, froide.
Environnement bruyant.
Trop peu d’entrées : 388,
Pas de consommation sur place, hors Foodtruck, apprécié.
Equipe du Triangle + Nicolas Dupuy : disponibles, sympathiques et arrangeants. Un grand merci.

Groupes :
Lady Bug : une habituée du festival, entourée de ses musiciens.. La classe.


Alain Brisemontier : Super, mais un concert trop intimiste dans un lieu ouvert, comme ces Halles et dans un environnement bruyant.. Quel trio (avec Francis Jauvain : saxo et accordina) et Francis Varis (accordéoniste multi-instrumentiste) quel talent ? A conseiller.

La question du concert du samedi est à étudier : à maintenir dans un lieu différent ou à supprimer ?

Brassens en Promenade :

Etat des lieux : superbe promenade valorisée, avec un gain de place // 2014, suite à intervention des services des jardins.
Emplacements parfaits (L’Auvergnat et les quatre saisons).

Déroulement :
Public bon enfant, mais arrivée tardive (fréquentation légèrement en retrait // 2014)
Fluidité de circulation (contrairement aux autres éditions) sur la promenade,
Scènes Off très appréciées, à reconduire avec des bénévoles dédiés en 2018


Stands restauration bien organisés (sauf frites Auvergnat)
Restauration : la réduction à 3 tarifs maxi a été appréciée,

Frites bienvenues avec les félicitations à l’équipe de l’association de quartier de Saint-Hélier et à Alain, leur président.

Secours : un seul incident, sans gravité

La sécurité a plombé l’organisation les 4 dernières semaines (réponse ville tardive) avec la nécessité de recruter 20 bénévoles supplémentaires la dernière semaine ! (les suites des attentats de Nice du 14 juillet 2016)

Par ailleurs :
Parkings bien gérés, accès au site bien fléché. La majorité des personnes ne sont pas entrés sur la fête par le rue de l’Abreuvoir, mais sur les côtés.
Gilets jaunes bien visibles.
Contacts badges non utilisés par les bénévoles…
Montage : Beaucoup de bénévoles tôt le matin. Prêt tôt, sauf l’arrivée de quelques fournitures alimentaires : nécessité d’avoir un logisticien. Les personnes de l’accueil devraient aider à dispatcher ce qui a été déposé à cet accueil.
Démontage : Difficulté à trouver suffisamment de bénévoles mais avec une relance tout s’est bien déroulé.

Proposition Ghislaine : un apéro sur le site et non pas aux « P’tits clous » en fin de démontage pour que le maximum de personnes restent filer un coup de main au lieu d’aller prendre une douche avant le resto.

Fléchage : Tâche ingrate et très longue. Voir pour éviter d’avoir 2 affichages par accrochage pour la soirée Triangle.

Bénévolat : Nombreux. Un animateur « bénévoles » pour gérer l’ensemble des personnes et un badge des taches par bénévole, afin qu’il connaisse ses horaires et poste.

T-shirts et gobelets : Il est resté plus de 90 T-shirts (soit 1080 € de recette perdue). A mettre en avant, et à présenter sur le terrain, ainsi que 220 gobelets (recette 220 €).

Bilan :
Un bilan très satisfaisant, mais déficitaire. Une fréquentation stable sur l’ensemble de la manifestation (8000 à 8500 personnes), mais moins consommatrice (Triangle, gobelets, T-Shirts).

Parmi les propositions organisationnelles du dimanche pour 2018 :
Commencer vers 13 :00 par un véritable concert pour faire venir tôt les visiteurs.
Proposer le passage à 5 chansons /groupe pour réduire les temps d’attente..

Revoir l’organisation du samedi : à conserver ou pas !
Si oui, où ? quoi ?

2018 ? Musiciens, sponsors, passionnés, visiteurs, vos avis nous intéressent. N’hésitez pas à nous écrire via le mail : balladebrassensrennes@gmail.com

Admin

Ballade avec Brassens, depuis 2004 et toutes les années paires à Rennes.